Weniger nervige Aufgaben, trotzdem mehr Stress: Warum sogar Entlastung Beschäftigte erschöpfen kann

Überflüssige Aufgaben oder Tätigkeiten, die gar nicht zum eigenen Job gehören, kosten im Arbeitsalltag Zeit und Nerven. Entlastung dürfte daher vielen Beschäftigten willkommen sein. Doch selbst wenn solche Tätigkeiten plötzlich wegfallen, kann die emotionale Erschöpfung steigen. Weniger Aufgaben bedeuten also nicht zwangsläufig weniger Stress. Entscheidend scheint auch zu sein, wie stark sich der Arbeitsalltag verändert – und wie vorhersehbar die neue Situation bleibt.

Gemeint sind sogenannte illegitime Aufgaben: Tätigkeiten, die Beschäftigte als unnötig oder für ihre Rolle unangemessen empfinden. Annika Schaefer und Kai C. Bormann von der Universität Bielefeld untersuchten diesen Effekt in zwei Tagebuchstudien mit insgesamt 639 Beschäftigten. In der ersten wurden die Teilnehmer über zehn Arbeitstage täglich befragt, in der zweiten erfolgten die Befragungen wöchentlich. Beide Untersuchungen zeigten einen Zusammenhang zwischen Veränderungen bei solchen Aufgaben und höherer emotionaler Erschöpfung – auch dann, wenn die ungeliebten Tätigkeiten weniger wurden. Die Ergebnisse erschienen im Fachjournal Work & Stress.

Weniger Aufgaben können überraschend mehr Stress auslösen

Die täglichen Befragungen zeigten, dass Veränderungen bei den illegitimen Aufgaben mit stärkerer emotionaler Erschöpfung einhergingen. Dabei spielte es keine Rolle, ob solche Tätigkeiten im Vergleich zum Vortag zu- oder abnahmen.

Für die Hauptanalyse standen 1.540 Tagesbeobachtungen von 245 Beschäftigten zur Verfügung. Die Berechnungen bestätigten einen statistisch nachweisbaren Zusammenhang zwischen Veränderungen bei solchen Aufgaben und emotionaler Erschöpfung. Wie stark diese ausfiel, hing auch davon ab, wie deutlich die Aufgabenmenge vom gewohnten Niveau abwich.

Ein gleichbleibendes Niveau fiel damit günstiger aus als ein wechselndes. Zugleich blieb der bekannte Effekt bestehen: Wer an zwei aufeinanderfolgenden Tagen viele illegitime Aufgaben erlebte, berichtete ebenfalls von mehr Erschöpfung als bei dauerhaft niedrigen Werten.

Veränderungen erhöhen auch die Unsicherheit

Auch über mehrere Wochen zeigte sich ein ähnliches Muster. Dafür werteten die Forscher 1.845 wöchentliche Angaben von 368 Beschäftigten aus. Veränderte sich der Umfang der als unangemessen oder überflüssig empfundenen Aufgaben gegenüber der Vorwoche, nahm die emotionale Erschöpfung zu. Je stärker die Abweichung vom gewohnten Arbeitsalltag ausfiel, desto ausgeprägter war dieser Zusammenhang.

Auch die Unsicherheit der Beschäftigten stieg bei solchen Veränderungen. Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass nicht nur die Aufgaben selbst belasten, sondern auch wechselnde Anforderungen zusätzliche mentale Kraft kosten.

Besonders deutlich wird der Zusammenhang an drei Punkten:

Veränderungen belasteten stärker als ein stabiles Aufgabenniveau.
Auch eine Abnahme illegitimer Aufgaben konnte mit mehr Erschöpfung einhergehen.
Unsicherheit vermittelte einen Teil dieses Zusammenhangs.

Warum weniger Aufgaben Stress nicht automatisch senken

Ein vertrauter Arbeitsalltag hilft Beschäftigten, Zeit, Energie und Prioritäten besser einzuteilen. Verändern sich Aufgaben und Zuständigkeiten, kann selbst eine eigentlich positive Entwicklung Unsicherheit auslösen. Weitere Berechnungen der Forscher deuten darauf hin, dass diese Unsicherheit einen Teil des Zusammenhangs zwischen wechselnden Aufgaben und stärkerer emotionaler Erschöpfung erklärt.

„Weniger belastende Aufgaben sind grundsätzlich eine gute Nachricht“, sagt Bormann. Eine Entlastung könne jedoch neue Fragen auslösen, etwa: „Was wird künftig von mir erwartet?“ Führungskräfte sollten Aufgabenänderungen deshalb „nicht nur vornehmen, sondern auch erklären“.

Klare Kommunikation senkt unnötige Unsicherheit

Die Ergebnisse bedeuten nicht, dass Arbeitgeber unangemessene oder überflüssige Aufgaben beibehalten sollten. Ebenso wenig lässt sich daraus ableiten, dass weniger Arbeit grundsätzlich erschöpft. Untersucht wurden Veränderungen bei Tätigkeiten, die Beschäftigte selbst als unnötig oder für ihre Rolle unpassend wahrnahmen.

Für Unternehmen folgt daraus vor allem eine praktische Konsequenz: Wenn Aufgaben entfallen, neu verteilt oder verändert werden, sollten Gründe und Erwartungen verständlich kommuniziert werden. Auch Fairness bei der Verteilung kann Unsicherheit verringern.

Ein zusätzlicher Befund fiel in der wöchentlichen Erhebung auf. Ein dauerhaft sehr niedriges Niveau illegitimer Aufgaben ging teilweise ebenfalls mit mehr Erschöpfung einher als ein mittleres Niveau. Als mögliche Erklärung nennen die Autoren fehlende Abwechslung. Dieser Zusammenhang ist jedoch deutlich vorsichtiger zu interpretieren als der Hauptbefund.

Illegitime Aufgaben sollten daher weiterhin möglichst reduziert werden. Entscheidend ist aber, wie Veränderungen ablaufen. Wer weiß, warum sich der Arbeitsalltag ändert und was künftig erwartet wird, muss weniger Energie darauf verwenden, die neue Situation ständig neu einzuordnen.

Kurz zusammengefasst:

Weniger als unnötig oder unpassend empfundene Aufgaben bedeuten nicht automatisch weniger Stress: Auch Veränderungen können die emotionale Erschöpfung erhöhen.
Zwei Tagebuchstudien mit täglichen und wöchentlichen Befragungen zeigen, dass wechselnde Aufgaben stärker belasten können als ein stabiles Niveau.
Ein wichtiger Grund ist Unsicherheit: Klare Erklärungen zu neuen Zuständigkeiten und Erwartungen können Beschäftigten helfen, Veränderungen besser einzuordnen.

Übrigens: Weniger Stress entsteht im Büro nicht automatisch durch mehr Technik – Meetings, Mails und unklare Abläufe kosten weiter viel Zeit. Warum selbst KI daran oft wenig ändert, mehr dazu in unserem Artikel.