Perfektes Timing: Wann E-Mails die höchste Erfolgsquote haben

Jeden Tag landen unzählige E-Mails in den Postfächern von Professoren, Führungskräften und Mitarbeitern. Die Herausforderung: Wie sollte man E-Mails schreiben, damit sie auch wirklich gelesen werden? Duke Today hat mit Experten gesprochen und sie nach Tipps gefragt.

Laut Candis Watts Smith, Professorin für Politikwissenschaft an der Duke University, ist die Zahl der E-Mails in den letzten Jahren enorm gestiegen. Dadurch kommt es immer häufiger vor, dass E-Mails in überfüllten Postfächern untergehen. Statista prognostiziert für das Jahr 2025 weltweit rund 376 Milliarden verschickte E-Mails pro Tag. Um in diesem digitalen Rauschen noch Gehör zu finden, sind klare Strategien gefragt.

Betreffzeilen: Kurz, konkret und aussagekräftig

Nathalia Davis, die als Assistentin die E-Mails für Rhonda Brandon, die Personalchefin des Duke University Health Systems, verwaltet, weiß, wie wichtig prägnante Betreffzeilen sind. Der Grund für die E-Mail sollte bereits in der Betreffzeile klar ersichtlich sein: Fordert man einen Lebenslauf an? Stellt man eine Frage zum Thema hybride Arbeit? Will man jemanden daran erinnern, eine Bewertung abzugeben?

Sofort klarzumachen, worum es geht, hilft dabei, eine E-Mail zu beantworten. Leute wissen dann nämlich auf Anhieb, was sie sehen und was sie tun müssen. Statt einer allgemeinen Formulierung wie „Anfrage“ sollte man konkret werden: „Meeting-Anfrage: Termin für Projektbesprechung“ oder „Dringend: Feedback zu Präsentation erforderlich“. Dadurch weiß der Empfänger sofort, ob die Nachricht Priorität hat.

Klar und knapp formulieren

James Wilson, Mitarbeiter der Personalabteilung der Duke University, hat aus eigener Erfahrung gelernt: Lange E-Mails schrecken ab. Anfangs schrieb er ausführliche Nachrichten mit viel Kontext, merkte aber schnell, dass kurze, prägnante Mails erfolgreicher sind. 

[…] innerhalb meines ersten Jahres begann ich zu sehen, was funktionierte und was nicht. Jetzt möchte ich schnell und prägnant sein, nicht zu wortreich und respektvoll mit der Zeit der Menschen umgehen.

James Wilson

Laut Kommunikationsexperte Don Shortslef von Duke Learning & Organization Development sollte eine E-Mail nicht mehr als 200 Wörter umfassen. Die ideale Länge beträgt zwischen 75 und 100 Wörter. Wichtig ist auch, die Informationen klar zu gliedern, die wichtigste Botschaft in den ersten Sätzen unterzubringen und Absätze für eine bessere Lesbarkeit zu verwenden. Falls zusätzliche Informationen nötig sind, sollten diese als Anhang oder Link bereitgestellt werden.

Der beste Zeitpunkt für den Versand

Wann eine E-Mail verschickt wird, beeinflusst ihre Erfolgschancen erheblich. Wilson achtet darauf, wichtige Nachrichten nicht nachmittags zu senden. Nach 15 Uhr sinke die Wahrscheinlichkeit, noch eine Antwort am selben Tag zu bekommen, sagte er.

Laut Duke Today würden E-Mails am Morgen häufiger geöffnet. Wer also sicherstellen will, dass eine Nachricht wahrgenommen wird, sollte sie früh am Tag versenden. Davis schreibt seine E-Mails oft am Nachmittag, plant den Versand aber für den nächsten Morgen ein.

Freundliche Erinnerungen sind erlaubt

Nicht jede E-Mail wird sofort beantwortet. Das heißt jedoch nicht, dass die Nachricht ignoriert wird. Laut Smith ist eine freundliche Erinnerung oft hilfreich. Viele Menschen sind dankbar für solche „Pings“ oder „Nudges“. Gerade bei sehr beschäftigten Personen kann eine Erinnerungsmail den entscheidenden Anstoß geben, eine Anfrage zu bearbeiten. Eine höfliche, knappe Erinnerung nach einigen Tagen ist daher völlig in Ordnung.

Kurz zusammengefasst:

• Jeden Tag werden Milliarden E-Mails verschickt, doch viele gehen im digitalen Chaos unter.
• Experten empfehlen, klare Betreffzeilen und prägnante Texte zu schreiben, sowie eine E-Mail in der Früh und nicht nachmittags zu versenden, um ihre Erfolgsquoten zu erhöhen.
• Freundliche Erinnerungen können helfen, übersehene oder vergessene Nachrichten doch noch in den Fokus zu rücken.

Bild: © Vecteezy